Una vez se almacenan los datos en un software de hojas de cálculo, o en un servidor WEB donde la información provenga de diferentes equipos como se ve en la imagen anterior es necesario hacer una selección de como ingresar los datos o mostrar los datos que unicamente requerimos visualizar en un solo equipo.
La imagen anterior hace referencia a Microsoft Acces que es el software ofimático que realiza la gestión del manejo de base de datos que pueden hacer las funciones anteriormente mencionadas, la versión libre del software se denomina base y es un software de libre office.